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WinWord 7.0 (vor allem) für Hausarbeiten

Formatvorlagen

Benutzung von Formatvorlagen

Formatvorlagen ermöglichen die automatisierte Vergabe von Formatierungen (fett, kursiv etc.) für bestimmte Textbereiche, etwa Überschriften und Fußnoten.
Normalerweise wird man, um eine Überschrift etwa in einer anderen Schriftart zu fomatieren oder sie zu unterstreichen, einfach den entsprechenden Befehl direkt auswählen. Ein einheitliches Bild des Dokuments läßt sich aber viel einfacher realisieren, wenn man Formatvorlagen verwendet, die man immer wieder verwenden kann. Mehr noch: Man kann eine Dokumentvorlage erstellen, die bestimmte Formatvorlagen enthält, so daß diese nur einmal erstellt werden müssen.

Planen von Formatvorlagen

Der erste Schritt besteht darin, sich Gedanken darüber zu machen, welche Textelemente mit einer bestimmten Formatierung ausgestattet werden sollen. Viele Formatvorlagen werden von Word bereits fertig zur Verfügung gestellt (etwa Überschriften, wenn auch noch bestimmte Änderungen daran vorgenommen werden müssen), andere müssen selbst erstellt werden. Ein Beispiel ist die Situation, daß in einer Hausarbeit der Text in Courier geschrieben werden soll, man aber zumindest für Literaturverzeichnis und Sachverhalt die besser lesbare Times New Roman verwenden will. Dann müssen wir zwei Formatvorlagen festlegen.

Für eine Hausarbeit dürften etwa folgende verschiedene Textelemente interessant sein:

Wenn Sie sich etwas mit diesem Thema beschäftigen, fallen Ihnen sicher noch weitere Bereiche ein. Wichtig ist zweierlei:

  1. Trennen Sie nach Strukturen, nicht nach Aussehen! Sie wissen nie vorher, ob Sie Gutachtentext und Sachverhalt nicht doch noch unterschiedlich formatieren wollen, auch wenn momentan beides gleich aussieht. Wenn für beide eigene Formatvorlagen definiert sind, können Sie später mit wenigen Handgriffen alles so einrichten, wie Sie wollen.
  2. Weisen Sie konsequent jedem Wort die passende Formatvorlage zu. Wenn Sie dies gleich beim Schreiben beachten, sparen Sie sich später viel Arbeit.

Verwenden Sie möglichst für den Text der Arbeit (die normalen Absätze zwischen den Überschriften) eine eigene Formatvorlage, nicht die von Word bereitgestellte Formatvorlage "Standard". Diese ist nämlich die Grundlage aller anderen Formatvorlagen, so daß es unvorhersehbare Folgen hat, wenn Sie dies einmal ändern müssen, um z.B. eine Längenvorgabe einhalten zu können.
Leider müssen Sie diese neue Vorlage (sie könnte z.B. "Textkörper" heißen) immer per Hand zuweisen, wenn Sie eine neue Überschrift eingefügt haben. Jedenfalls in den neueren Versionen von Word gibt es aber die Möglichkeit, auch die Formatvorlage für den jeweils folgenden Absatz festzulegen.

Arbeiten mit Formatvorlagen

Word unterstützt Sie teilweise bei der Zuweisung von Formatvorlagen zu bestimmten Textabschnitten. Fußnoten haben automatisch eine eigene Formatvorlage. Auch Überschriften sind bereits vordefiniert. Sie können aber auch eigene Formatvorlagen erstellen, wenn Sie zum Beispiel in einer Hausarbeit den Autoren jeweils eine besondere Formatierung angedeihen lassen wollen.

Welche Formatvorlage jeweils für einen Teil Ihres Textes gilt, können Sie in der Symbolleiste sehen. In dem Feld links von der Schriftart wird sie angezeigt, wenn Sie mit dem Cursor auf dem entsprechenden Buchstaben stehen. Wenn Sie wissen wollen, ob die Formatvorlage für den ganzen Absatz (das ganze Wort) gilt, müssen den entsprechenden Textbereich markieren.

Symbol Formatvorlage

Erstellen neuer Formatvorlagen

Markieren Sie einen Teil Ihres Textes, z.B. den Namen eines Autors, klicken Sie jetzt in das Symbolfeld für Formatvorlagen und schreiben Sie dort den Namen der neuen Formatvorlage hinein (im Beispiel also Autor) und bestätigen Sie mit Enter.

Die Formatvorlage ist dann im Dokument gespeichert und kann wie auch die von hause aus vorhandenen eingesetzt und geändert werden.

Bearbeiten von Formatvorlagen

Wenn Sie den etwas komplizierteren Weg gehen wollen, wählen Sie im Menü den Punkt Format / Formatvorlage .... Im erscheinenden Fenster können Sie übersichtlich die einzelnen Formatvorlagen bearbeiten. Das empfiehlt sich aber nur, wenn Sie viele verchiedene Formatvorlagen bearbeiten wollen und einen besseren Überblick behalten wollen.

Ansonsten können Sie es sich etwas einfacher machen: Markieren Sie einen Textbereich, dem bereits die zu ändernde Formatvorlage zugewiesen wurde. Nehmen Sie die gewünschten Formatierungsänderungen vor und weisen Sie über das Symbolfeld dem Textteil die Formatvorlage erneut zu (dabei muß der Textteil immer noch markiert sein). Nun erscheint ein Fenster, in dem Sie sich entscheiden können, ob Sie dem markierten Text die alte Formatvorlage wieder zuweisen wollen oder - und das ist unser Ziel - die Formatvorlage basieren auf der Markierung neu definieren wollen. Letzteres ist auch die Standardantwort, so daß Sie einfach mit Enter bestätigen können.

Formatvorlage ändern

Nun wurde die Änderung gespeichert. Zugleich werden alle Textteile, die mit der geänderten Formatvorlage formatiert waren, entsprechend geändert.

Sie können alle Formatierungen, die Sie sonst verwenden, auch in einer Formatvorlage speichern, also alle Zeichen- und Absatzformatierungen. Besonders nützlich sind hier vor allem die Absatzformatierungen, die das "Verhalten" im Zusammenhang mit benachbarten Absätzen steuern (Absätze nicht trennen, Absatzkontrolle etc.).

Zuweisen von Formatvorlagen

Bestimmte Formatvorlagen weist Word (mehr oder weniger) automatisch zu. Wenn Sie eine Fußnote einsetzen, wird der Text der Fußnote automatisch mit der Formatvorlage Fußnotentext eingefügt. Entsprechendes gilt für die verwandten Formatvorlagen Endnotentext, Fußnotenzeichen, Endnotenzeichen. Auch Überschriften werden in der Gliederungsansicht automatisch mit eben dieser Formatvorlage eingefügt (vgl. dazu die Beschreibung zu Überschriften).

Andere Formatvorlagen müssen Sie per Hand zuweisen. Dazu markieren Sie die entsprechende Textstelle (zum schnellen Markieren per Tastatur hier mehr) und wählen in dem eben erwähnten Symbolfenster die entsprechende Formatvorlage aus.

Hierarchische Formatvorlagen

Die meisten Formatvorlagen bauen aufeinander auf. So soll etwa Fußnotentext sich von normalem Text oft nur darin unterscheiden, daß er kleiner ist (z.B. 10 statt 12 Punkt) und der Zeilenabstand nicht anderthalb sondern nur eine Zeile beträgt. Dementsprechend definiert man meist eine Formatvorlage nur als Abweichung einer anderen - grundsätzlich als Abweichung der zentralen Formatvorlage Standard.

Die Grundformatvorlage und die Abhängigkeien können Sie über das Menü einstellen (Format / Formatvorlage ...).

Speichern von Formatvorlagen / Verwendung für mehrere Dokumente

Wenn Sie eine Formatvorlage oder einen Satz von Formatvorlagen auch für andere Dokumente verwenden wollen, können Sie dies recht leicht tun. Ausgangspunkt dabei ist, daß Word eine Formatvorlage auch dann nicht zerstört, wenn sie im Dokument nicht vorkommt. Enthält ein Dokument keine Fußnote, kann also trotzdem eine Formatvorlage für Fußnoten definiert sein.

Wenn Sie also ein Dokument mit perfekt angepaßten Fußnoten haben, können Sie es unter einem anderen Namen abspeichern - z.B. als Hausarbeitenvorlage.doc - und dann den Text löschen und erneut speichern. Wenn Sie nun erneut eine Hausarbeit schreiben wollen, rufen Sie dieses Dokument wieder auf, speichern es unter dem gewünschten Namen ab (z.B. HA-BGB-groß.doc) und Sie müssen die Formatvorlagen nur noch zuweisen.

Da dieses Hin-und-her-Kopieren etwas mühsam ist, können Sie einfacher arbeiten, indem Sie eine Dokumentvorlage verwenden. Dazu mehr auf der folgenden Seite.

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letzte inhaltliche Bearbeitung: 10.4.2001 Ulf@Kortstock.de